Datenschutzhinweise für Kunden, Interessenten und Lieferanten

1. Verantwortlicher

m.i.b GmbH, Lindgesfeld 31, 42653 Solingen, vertreten durch die Geschäftsführer Dipl.-Ing. (FH) Jörg Preuss und Sebastian Meiners. Telefon +49 (0)212 / 642332 30, E-Mail info@mib-terminal.de, für Fragen zum Datenschutz datenschutz@mib-terminal.de. Ansprechpartner für den Datenschutz ist die Geschäftsführung. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Nach § 38 Abs. 1 BDSG ist das erst Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Bei uns sind es weniger.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontakt- und Firmendaten: Name, Firma oder Behörde, Funktion und Abteilung, Geschäftsanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Kommunikation: Inhalte von E-Mails, Briefen und Nachrichten, Notizen zu Telefonaten und Besprechungen, Zusammenfassungen von Anrufen bei unserem Telefonassistenten, Aufzeichnungen und Abschriften von Besprechungen, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben (Abschnitt 6), sowie Nachrichten in WhatsApp-Gruppen (Abschnitt 8).
• Vertrags- und Projektdaten: Anfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Liefer- und Montageanschriften, Ansprechpartner vor Ort, Seriennummern, Service- und Reklamationsfälle (RMA) mit Fehlerbeschreibungen und Fotos.
• Zahlungsdaten: Bankverbindung, Zahlungseingänge, offene Posten, Kreditlimits unseres Warenkreditversicherers.
• Bei Lieferanten und Herstellern: Konditionen, Preise, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Ansprechpartner.

3. Woher die Daten stammen

Die meisten Daten erhalten wir von Ihnen selbst oder von Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Unternehmen. Daneben nutzen wir:

• öffentlich zugängliche Quellen wie Handelsregister, Unternehmenswebsites und Branchenverzeichnisse, etwa um nach einem Anruf Firma und Anschrift zu ergänzen;
• Formulare in unseren Google-Anzeigen: Füllen Sie in einer Anzeige ein Kontaktformular aus, übermittelt Google uns Ihre Angaben, etwa Name, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, per E-Mail.
• Angaben von Herstellern und Distributoren, wenn Sie dort nach einem Händler oder Angebot gefragt haben;
• Kreditlimit-Entscheidungen unseres Warenkreditversicherers (Abschnitt 9);
• Sendungsdaten von Versanddienstleistern, etwa den Zustellstatus.

Haben wir Ihre Daten nicht von Ihnen selbst erhalten, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, woher sie stammen, und verweisen auf diese Hinweise (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Anfragen, Angebote, Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Anfragen beantworten, Angebote erstellen, Aufträge abwickeln, liefern, montieren, Service und Gewährleistung leisten, Lizenzen verwalten, Reklamationen (RMA) bearbeiten, bei Lieferanten bestellen. Sind Sie Ansprechpartner eines Unternehmens oder einer Behörde, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse ist die Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber.
• Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht, Umsatzsteuer, Zoll, Exportkontrolle und Prüfung von Sanktionslisten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Kundenbetreuung und Nachfassen zu Angeboten, Information unserer Kunden über eigene ähnliche Produkte, Absicherung gegen Zahlungsausfälle, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen, IT-Sicherheit sowie eine schnelle, teils KI-gestützte Bearbeitung von Anfragen (Abschnitt 7).
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): etwa für Info-Mails, für die Nennung als Referenz mit Namen oder Fotos und für die Aufzeichnung von Anrufen bei unserem Telefonassistenten (Abschnitt 6).

E-Mail-Werbung an Kunden. Haben Sie bei uns gekauft, dürfen wir Sie per E-Mail über eigene ähnliche Produkte informieren (§ 7 Abs. 3 UWG). Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

5. Unsere Systeme und IT-Dienstleister

Für die folgenden Systeme setzen wir Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Warenwirtschaft weclapp für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen: weclapp GmbH, Friedrich-Ebert-Straße 28, 97318 Kitzingen. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Deutschland.
• CRM Pipedrive für Anfragen, Kontakte, Nachfassen und Termine: Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland.
• Microsoft 365 für E-Mail, Kalender, Videokonferenzen (Teams) und Dateiablage: Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland.
• Eigene Dateiablage (Nextcloud) und Projektverwaltung (OpenProject) auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Standort Falkenstein, Deutschland. Die Server mieten wir selbst.
• Betreuung dieser Server: linux systeme thomas, Inhaber Jens Thomas, Völklinger Straße 9, 42285 Wuppertal.
• Website, Online-Marketing und unsere neue Vertriebs- und Warenwirtschaftsplattform: AWEOS GmbH, Schorberger Str. 66, 42699 Solingen. Die Plattform läuft auf einem Server, den wir selbst bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland mieten. Für einzelne Funktionen setzt AWEOS weitere Dienstleister ein, etwa für KI-gestützte Texte, den E-Mail-Versand, die Rechnungsstellung, Zahlungen, die Absicherung der Erreichbarkeit und die Ablage des Programmcodes. Einige dieser Dienstleister verarbeiten Daten auch in den USA (Abschnitt 10).
• Versandplattform shipcloud für Versandaufträge und Sendungsverfolgung: shipcloud GmbH, Hamburg.
• E-Mail-Signaturen mit dem Dienst MySignature: Bilder und Links in unseren Signaturen werden von dessen Servern geladen bzw. über sie weitergeleitet (mysig.io, mypag.io). Dabei erhält der Dienst Ihre IP-Adresse und erfährt, wann ein Bild der Signatur geladen oder ein Link darin angeklickt wurde.
• Fernwartung mit TeamViewer, wenn Sie uns für Service-Arbeiten den Zugriff auf ein Gerät freigeben: TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen.
• Telefonassistent fonio (Abschnitt 6). Zur Aufzeichnung von Besprechungen und zu KI-Diensten siehe Abschnitte 6 und 7.

Klicks in unseren E-Mails. Links in E-Mails, die wir aus unserem CRM Pipedrive verschicken, etwa Nachfass-E-Mails zu Angeboten und Preislisten, laufen über eine Weiterleitung von Pipedrive (pipedrive.email). Dabei erfasst Pipedrive, ob und wann ein Link angeklickt wurde, und ordnet das dem Vorgang zu. Wir nutzen das, um zu erkennen, ob unsere Informationen angekommen sind, und um uns zum passenden Zeitpunkt zu melden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Sie können dem jederzeit widersprechen (Abschnitt 14). Newsletter und Produktinfos messen wir nur mit Ihrer Einwilligung, wie in unserer Datenschutzerklärung (Abschnitt 8) beschrieben.

Wenn wir in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten. Bei manchen Leistungen verarbeiten wir Daten im Auftrag Ihres Unternehmens. Ob das so ist, hängt von der Leistung ab, und wir klären es je Auftrag: Betreiben wir für Sie unser Digital-Signage-System PIN mit Ihren Inhalten und Benutzerkonten, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter und schließen mit Ihnen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Warten wir Geräte aus der Ferne, auf denen keine personenbezogenen Daten liegen, etwa reine Anzeigegeräte, ist das keine Auftragsverarbeitung. Dann sichern wir Vertraulichkeit zu. Können wir bei der Fernwartung auf personenbezogene Daten zugreifen, etwa auf einem PC Ihrer Verwaltung, geschieht das nur mit Ihrer Freigabe im Einzelfall und auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung. Bei Software anderer Hersteller, deren Lizenzen wir vermitteln, schließen Sie die Datenschutzvereinbarung direkt mit dem Hersteller.

6. Telefonassistent und Aufzeichnung von Besprechungen

Nehmen wir einen Anruf nicht selbst an, meldet sich unser digitaler Telefonassistent. Er stellt sich zu Beginn als digitale Assistentin der m.i.b GmbH vor, Sie sprechen also erkennbar mit einer KI. Anbieter ist die fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich, als unsere Auftragsverarbeiterin.

Was verarbeitet wird: Ihre Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, was Sie im Gespräch sagen, etwa Name, Firma, Anliegen und Rückrufwunsch, eine Aufzeichnung des Gesprächs, die automatische Verschriftung und eine Zusammenfassung. Auf Wunsch schlägt der Assistent einen Termin vor. Die Zusammenfassung erhalten wir per E-Mail. Ihr Anliegen und Ihre Kontaktdaten werden in unserem CRM angelegt oder einem bestehenden Vorgang zugeordnet. Fehlen Angaben, ergänzen wir sie gegebenenfalls aus öffentlichen Quellen (Abschnitt 3).

Hinweis auf die Aufzeichnung. Zu Beginn weist der Assistent darauf hin, dass das Gespräch aufgezeichnet und verschriftet wird. Sprechen Sie danach weiter, willigen Sie in die Aufzeichnung ein. Sind Sie nicht einverstanden, beenden Sie das Gespräch bitte. Sie können uns Ihr Anliegen dann per E-Mail an info@mib-terminal.de schicken oder später erneut anrufen.

Rechtsgrundlagen. Für die Bearbeitung Ihres Anliegens als Ansprechpartner eines Unternehmens oder einer Behörde Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse ist die Erreichbarkeit für Kunden auch dann, wenn niemand frei ist. Sind Sie selbst unser Vertragspartner, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Aufzeichnung und Verschriftung Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie erklären, indem Sie nach dem Hinweis weitersprechen, und jederzeit für die Zukunft widerrufen können.

Speicherdauer. Zusammenfassungen und Vorgänge behandeln wir wie Ihre übrigen Anfragedaten. Die Anruf-Benachrichtigungen in unserem Postfach löschen wir nach 6 Monaten. Aufzeichnungen und Verschriftungen bewahren wir bei fonio nicht länger auf als die zugehörigen Anfragedaten (Abschnitt 11). fonio setzt für Telefonie und Sprachverarbeitung weitere Dienstleister ein, die Daten auch außerhalb der EU verarbeiten können (Abschnitt 10).

Aufzeichnung von Besprechungen. Besprechungen und Telefonate, die wir selbst führen, zeichnen wir nur auf, wenn alle Teilnehmenden zu Beginn ausdrücklich zugestimmt haben. Wir fragen vor dem Start der Aufnahme und halten Ihre Zustimmung am Anfang der Aufnahme fest. Ohne Zustimmung aller nehmen wir nicht auf. Dafür nutzen wir ein Aufnahmegerät mit App des Anbieters Plaud, die das Gespräch in der Cloud des Anbieters verschriftet und zusammenfasst. Dabei können Daten auch außerhalb der EU verarbeitet werden (Abschnitt 10). Unsere KI-Assistenz (Abschnitt 7) übernimmt daraus Notizen und Aufgaben in unser CRM. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können. Zusammenfassungen speichern wir wie Ihre übrigen Vorgangsdaten (Abschnitt 11).

7. KI-gestützte Bearbeitung von Anfragen

Damit Ihre Anfrage schnell und vollständig bearbeitet wird, unterstützt uns eine KI-Assistenz. Sie sortiert eingehende E-Mails und Anrufzusammenfassungen und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu, gleicht Kontaktdaten zwischen CRM und Warenwirtschaft ab, recherchiert öffentlich verfügbare Firmenangaben und bereitet Antworten und Angebote vor.

Welche Daten dabei verarbeitet werden. Inhalte von E-Mails, Anrufzusammenfassungen, Besprechungsnotizen und WhatsApp-Nachrichten (Abschnitt 8), Kontakt- und Vorgangsdaten aus CRM und Warenwirtschaft sowie Angebote und Rechnungen, soweit sie für die jeweilige Aufgabe nötig sind.

Wo die Daten verarbeitet werden. Die Assistenz läuft auf einem eigenen Rechner der m.i.b in Deutschland. Er ist vollständig verschlüsselt und nur über gesicherte, verschlüsselte Fernzugänge erreichbar. Zugang haben nur ein Geschäftsführer und unser IT-Dienstleister. Dort liegen die Arbeitskopien der Nachrichten und Vorgänge. Sprachnachrichten werden auf diesem Rechner verschriftet, die Tonaufnahme geht dabei an keinen externen Dienst. Für das Verstehen und Formulieren von Texten nutzen wir einen externen KI-Sprachdienst. Dafür übermitteln wir dem Anbieter die Texte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind. Der Anbieter kann sie auch in den USA verarbeiten (Abschnitt 10) und speichert sie nach seinen Vertragsbedingungen.

Interne Zusammenfassungen kann sich unser Team als Sprachnachricht vorlesen lassen. Dafür geht der Text an einen Dienst zur Sprachausgabe, dessen Anbieter in den USA sitzt (Abschnitt 10).

Löschung. Arbeitskopien auf dem Rechner der Assistenz löschen wir nach denselben Fristen wie die Vorgänge in unseren übrigen Systemen (Abschnitt 11).

Die Assistenz macht Vorschläge. Angebote, Preise, Zusagen und Entscheidungen über Verträge trifft ein Mensch. Automatisch versendet werden nur standardisierte Nachrichten, etwa Eingangs-, Versand- und Lieferinformationen, RMA-Nummern mit Begleitschein, Erinnerungen an offene Punkte und Nachfass-E-Mails zu Angeboten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse ist eine schnelle und vollständige Bearbeitung, bei Vertragspartnern Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Nachrichten über WhatsApp

Schreiben Sie uns über WhatsApp, verarbeiten wir Ihre Rufnummer, Ihren Profilnamen und Ihre Nachrichten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Nachrichten, die zu einem Vorgang gehören, speichern wir in unseren Systemen wie andere Geschäftskorrespondenz. Für vertrauliche Unterlagen nutzen Sie bitte E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

KI-Assistenz in WhatsApp-Gruppen. Unsere KI-Assistenz kann Mitglied in WhatsApp-Gruppen sein, etwa mit Dienstleistern in gemeinsamen Projekten. Sie ist dort unter ihrem eigenen Namen Mitglied. Die Assistenz liest die Nachrichten der Gruppe, um Aufgaben für unser Team vorzubereiten. Die Nachrichten werden auf dem Rechner der Assistenz gespeichert und zur Auswertung an den KI-Dienst übermittelt (Abschnitt 7). Zugriff haben nur die Geschäftsführung und unser IT-Dienstleister. Möchten Sie das nicht, sagen Sie es uns, dann nehmen wir die Assistenz aus der Gruppe. Vertrauliche Unterlagen schicken Sie bitte per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse ist die Abstimmung in gemeinsamen Projekten.

9. Weitere Empfänger

Die folgenden Empfänger verarbeiten Daten in eigener Verantwortung, soweit es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

• Versanddienstleister und Speditionen, etwa die Dachser SE, Kempten, und Paketdienste: Name, Lieferanschrift, Ansprechpartner und Telefonnummer für die Anlieferung, gegebenenfalls die E-Mail-Adresse für die Sendungsverfolgung.
• Hersteller und Distributoren: bei Direktlieferung Lieferanschrift und Ansprechpartner, bei Projektpreisen, Herstellerfreigaben, Garantie- und Reklamationsfällen Firmenname, Projekt, Seriennummer und Fehlerbild.
• Montage- und Servicepartner: Einsatzort, Ansprechpartner vor Ort und Auftragsumfang.
• Hersteller von Software, deren Lizenzen wir vermitteln, etwa für Digital-Signage-Software: Firmenname, Ansprechpartner und Lizenzdaten, damit der Hersteller Ihr Konto einrichten kann.
• Online-Händler wie Amazon, wenn wir Zubehör bestellen und direkt an Sie liefern lassen: Name und Lieferanschrift.
• Leasinggesellschaften, etwa ALBIS, wenn Sie eine Finanzierung wünschen.
• Warenkreditversicherer: R+V Allgemeine Versicherung AG, Wiesbaden. Zur Beantragung und Verwaltung von Kreditlimits übermitteln wir Firmenname, Anschrift, Höhe der Forderungen und Zahlungsverhalten. R+V kann dafür Auskünfte bei Wirtschaftsauskunfteien einholen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse ist die Absicherung gegen Zahlungsausfälle. Ob wir Vorkasse verlangen, entscheiden wir selbst.
• Steuerberatung und Buchhaltung: unsere Steuerkanzlei, auch für das Mahnwesen. Bleiben Forderungen offen, gegebenenfalls ein Inkassodienstleister.
• Banken und Zahlungsdienstleister für Zahlungen.
• Behörden wie Finanzamt und Zoll, Gerichte und Rechtsanwälte, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich.

10. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister, etwa Microsoft, unser KI-Sprachdienst, der Dienst zur Sprachausgabe, Plaud und Unterauftragnehmer von fonio, können Daten auch in den USA oder anderen Ländern außerhalb der EU verarbeiten. Ist der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Sonst gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der Vertragsbedingungen des Anbieters sind. Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage.

11. Speicherdauer

• Kontakt- und Vertragsdaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche, in der Regel 3 Jahre ab Ende des Jahres (§§ 195, 199 BGB).
• Geschäftsbriefe wie Angebote, Auftragsbestätigungen und geschäftliche E-Mails bewahren wir 6 Jahre auf, Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO), jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
• Daten von Interessenten ohne Auftrag löschen wir 24 Monate nach dem letzten Kontakt.

12. Müssen Sie uns Daten geben?

Gesetzlich sind Sie dazu nicht verpflichtet. Für Angebot, Vertrag und Lieferung brauchen wir aber einen Ansprechpartner sowie Rechnungs- und Lieferanschrift. Ohne diese Angaben können wir keinen Vertrag schließen oder erfüllen.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).