Was kostet der Einstieg in Digital Signage? Die Kostenblöcke, die kleine Betriebe kennen sollten

Überblick

Einmalig, laufend, versteckt: die Kostenblöcke

Über die Nutzungsdauer eines Bildschirms fallen drei Arten von Kosten an. Einmalig sind Gerät, Player, Halterung, Montage und Einrichtung. Laufend kommen Strom, Internet, die Lizenz für die Software und unter Umständen Gebühren hinzu. Versteckt bleibt ein Block, der nach meiner Erfahrung oft der größte ist: die Zeit, die jemand im Betrieb für Planung und Inhalte aufbringt.

Wie schwer die einzelnen Blöcke wiegen, hängt vom Einstieg ab. Die Übersicht vergleicht Bauarten, keine Marken.

Der günstigste Einstieg am ersten Tag ist nicht zwingend der günstigste über mehrere Jahre. Vergleichbar werden die Wege erst, wenn für alle dieselben Posten angesetzt werden.

Laufende Kosten

Was jedes Jahr wiederkommt

Strom: eine Frage von Watt und Stunden

Der Stromverbrauch lässt sich ohne Preisangabe vergleichen, nämlich in Kilowattstunden. Das Beispielgerät gibt als Stromverbrauch 43 W an und im Standby weniger als 0,5 W [5]. Bei zwölf Stunden Betrieb an sechs Tagen in der Woche sind das 3.744 Stunden und rund 161 kWh im Jahr; die übrigen 5.016 Stunden im Standby kommen auf höchstens rund 2,5 kWh. Läuft dasselbe Gerät rund um die Uhr, sind es 8.760 Stunden und rund 377 kWh. Diese Kilowattstunden multiplizieren Sie mit dem Arbeitspreis aus Ihrer eigenen Stromrechnung.

Einen Grenzwert für den Verbrauch im laufenden Betrieb gibt es für digitale Signage-Displays nicht. Die EU-Ökodesign-Verordnung nimmt sie von den Effizienzanforderungen für den Ein-Zustand ausdrücklich aus [9]. Geregelt sind dagegen Aus-Zustand und Standby: Die Höchstwerte liegen bei 0,30 W im Aus-Zustand, 0,50 W im Bereitschaftszustand und 2,00 W im vernetzten Bereitschaftsbetrieb, zuzüglich Toleranzen für Zusatzfunktionen [9]. Ein Energielabel tragen nur Geräte im Anwendungsbereich der Kennzeichnungsverordnung; ausgenommen sind unter anderem digitale Signage-Displays, die in einem Gehäuse für die ständige Nutzung im Freien verkauft werden, die als eigenständiges Gerät weniger als 30 dm² oder mehr als 130 dm² Bildschirmfläche haben oder die im SDR-Betrieb eine Spitzenweißluminanz von mindestens 1.000 cd/m² erreichen [4]. Das Beispielgerät ist mit der Energieeffizienzklasse F angegeben [5].

Symbolbild (KI-generiert)

Wie viel eine Kilowattstunde kostet, schwankt. Für Nichthaushaltskunden in Deutschland mit weniger als 20 MWh Jahresverbrauch, die kleinste Verbrauchsgruppe der europäischen Statistik, stieg der Durchschnittspreis ohne Mehrwertsteuer und erstattungsfähige Steuern und Abgaben vom zweiten Halbjahr 2022 zum ersten Halbjahr 2023 von 0,2702 auf 0,3247 Euro je kWh; im ersten Halbjahr 2026 lag er vorläufig bei 0,2957 Euro [10].

Für sehr kleine Betriebe kann ein anderer Tarif gelten: Wer höchstens 10.000 Kilowattstunden im Jahr für berufliche oder gewerbliche Zwecke verbraucht, zählt im Energierecht zu den Haushaltskunden [12]. Haushalte zahlten im ersten Halbjahr 2026 laut Statistischem Bundesamt durchschnittlich 37,97 Cent je Kilowattstunde [11]. Beide Statistikwerte sind unterschiedlich abgegrenzt; maßgeblich ist der Arbeitspreis auf der eigenen Rechnung.

Software und Netz

Die Software wird nach meiner Erfahrung meist als Lizenz je Bildschirm und Jahr oder Monat abgerechnet, seltener einmalig gekauft. Zu vergleichen sind der Leistungsumfang (Vorlagen, Zeitpläne, Support), die Vertragslaufzeit und was passiert, wenn die Lizenz endet. Dazu kommt das Netz: Meist reicht der vorhandene Anschluss, wo es keinen gibt, wird ein Mobilfunkvertrag zum weiteren laufenden Posten.

Wartung und Ersatz

Für das Beispielgerät gibt der Hersteller drei Jahre Garantie an [5]. Was danach geschieht, ist eine Planungsfrage: Wer einen Bildschirm länger nutzen will, sollte für einen Defekt nach der Garantiezeit einen Betrag oder eine Ersatzlösung einplanen. Bei Leasing und Miete regelt der Vertrag, wer bei einem Ausfall zahlt.

KI-Assistenz

Assistenzsysteme: Entlastung mit Pflichten

Ein Teil der Arbeit lässt sich an KI-Assistenz abgeben. Solche Systeme können Textvorschläge für Angebote schreiben, Inhalte nach kurzer Anweisung vorbereiten oder am Telefon wiederkehrende Fragen nach Öffnungszeiten und Terminen beantworten, während im Laden bedient wird. Das spart Zeit, ist aber selbst ein laufender Posten, und die Ergebnisse sollten kontrolliert werden, bevor sie auf dem Bildschirm stehen oder einem Anrufer etwas zugesagt wird.

Für solche Systeme gibt es eine Transparenzregel. Die KI-Verordnung verlangt in Art. 50 Abs. 1 von den Anbietern, dass Menschen im direkten Kontakt erkennen können, mit einer Maschine zu tun zu haben, wenn das nicht ohnehin offensichtlich ist. Nach Abs. 5 ist diese Information spätestens bei der ersten Interaktion „in klarer und eindeutiger Weise“ zu geben [13]. Wer im Betrieb anruft, sollte deshalb schon im ersten Satz hören, dass eine KI am Apparat ist.

Finanzierung

Kaufen, leasen oder mieten: Finanzierung und Abschreibung

Ob gekauft, geleast oder gemietet wird, ist zuerst eine Frage der Liquidität. Beim Leasing überlässt der Leasinggeber ein Investitionsgut „auf Zeit und gegen Entgelt“; am Ende kann es zum Restkaufpreis übernommen oder zurückgegeben werden [7]. Mietkauf ist dagegen kein Leasing, sondern ein Ratenabzahlungsgeschäft: Das Gerät wird beim Mietkäufer bilanziert und gehört ihm nach der letzten Rate [8]. Für den Vergleich zählen die Summe aller Raten, die Laufzeit im Verhältnis zur geplanten Nutzung und die Frage, ob Software und Service in der Rate enthalten sind.

Beim Kauf ist die Abschreibung der zweite Punkt. Die folgenden Absätze geben Gesetz und Verwaltungsanweisungen auszugsweise wieder und sind keine Steuerberatung. Nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG können die Anschaffungskosten „von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind“, im Wirtschaftsjahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie ohne den darin enthaltenen Vorsteuerbetrag „für das einzelne Wirtschaftsgut 800 Euro nicht übersteigen“ [6]. Einer selbständigen Nutzung nicht fähig ist ein Wirtschaftsgut nach Satz 2, „wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind“ [6]. Ob das auf Display, externen Player und Halterung einzeln zutrifft, ist eine Frage des Einzelfalls.

Statt des Sofortabzugs kann nach § 6 Abs. 2a EStG ein Sammelposten gebildet werden, wenn die Anschaffungskosten ohne Vorsteuer für das einzelne Wirtschaftsgut „250 Euro, aber nicht 1 000 Euro übersteigen“; er ist „im Wirtschaftsjahr der Bildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufzulösen“. Nach Satz 5 gelten diese Regeln „für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Wirtschaftsgüter einheitlich“ [6]. Teurere Geräte werden über die Nutzungsdauer verteilt abgesetzt, nach der Grundregel des § 7 Abs. 1 EStG als „Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen“ [17]. Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die „nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt worden sind“, lässt § 7 Abs. 2 EStG wahlweise die Absetzung in fallenden Jahresbeträgen zu; der Prozentsatz vom jeweiligen Restwert darf „höchstens das Dreifache“ des Satzes bei gleichen Jahresbeträgen betragen „und 30 Prozent nicht übersteigen“ [17]. Die amtliche AfA-Tabelle nennt für die Nutzungsdauer nur Anhaltspunkte [18] und keinen Eintrag für Digital Signage: Bildschirme als Peripherie von Personalcomputern 3 Jahre, Monitore unter Foto-, Film-, Video- und Audiogeräten 7 Jahre, Präsentations- und Datensichtgeräte 8 Jahre [18].

Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22.02.2022 erlaubt für Computerhardware eine Nutzungsdauer von einem Jahr und nennt bei den Ausgabegeräten ausdrücklich „Monitor oder Display (dient der Darstellung der Benutzeroberfläche und der Datenausgabe)“ [19]. Ob ein Bildschirm, der als eigenständige Anzeige im Laden läuft, darunter fällt, beantwortet das Schreiben nicht ausdrücklich. Diese Einordnung gehört in das Gespräch mit Ihrer Steuerberatung, am besten vor dem Kauf.

Einschätzung

Meine Einschätzung: Planung spart mehr als Rabatt

Aus meiner Sicht entscheidet sich die Wirtschaftlichkeit eines Bildschirms in kleinen Betrieben selten am Gerätepreis. Ein Nachlass ist schnell aufgezehrt, wenn ein zweites Gerät für das Schaufenster nötig wird oder nach zwei Monaten niemand mehr die Inhalte ändert. Wer Einsatzort, Laufzeit, Ton und Zuständigkeit vorher klärt, kauft einmal das passende Gerät.

Für den Einstieg rate ich zu einem einzelnen Bildschirm an der Stelle, an der heute am häufigsten nachgefragt oder nachgedruckt wird. Nach einigen Wochen zeigt sich, wie viel Pflegezeit tatsächlich anfällt und ob ein zweiter Bildschirm sinnvoll ist. Die folgenden Schritte helfen, bevor das erste Angebot eingeholt wird.

Planungsschritte vor dem ersten Angebot

Über den Autor

Sebastian Meiners, Geschäftsführer der m.i.b GmbH