Agentur und Mittelstand: Woran gute Zusammenarbeit zu erkennen ist – vom Briefing bis zur Frage, wem die Zugänge gehören

Die Ausgangslage ist in vielen Betrieben ähnlich: Die Website ist in die Jahre gekommen, der Shop soll an die Warenwirtschaft angebunden werden, die Anzeigen laufen irgendwie nebenher. Eigene Entwickler gibt es nicht, und sie sind schwer zu finden. Zwar hat sich die Lücke nach Zahlen des Digitalverbands Bitkom seit 2023 fast halbiert, doch fehlen in Deutschland noch immer rund 79.000 IT-Fachkräfte, und 97 Prozent der befragten Unternehmen haben Probleme, IT-Stellen zu besetzen. [1] Gleichzeitig verliert die Digitalisierung im Mittelstand an Tempo: Laut KfW-Digitalisierungsbericht schlossen in den Jahren 2022 bis 2024 nur 30 Prozent der Mittelständler ein Digitalisierungsvorhaben ab. Als Hemmnisse nennt die KfW unter anderem Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, die Umstellung vorhandener IT-Systeme und fehlendes IT-Know-how. [2] Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist die Agentur deshalb der realistische Weg, digitale Projekte überhaupt umzusetzen.

Wenn solche Projekte holpern, liegt das selten an fehlendem Können auf einer der beiden Seiten. Typische Ursachen sind andere:

• Das Ziel ist unklar. „Eine moderne Website“ ist kein Ziel. „Mehr qualifizierte Anfragen aus zwei Branchen“ schon.
• Zu viele Entscheider, keiner zuständig. Jeder Entwurf geht durch fünf Hände, und am Ende widerspricht der Geschäftsführer allen.
• Inhalte fehlen. Texte, Bilder und Produktdaten sollen „vom Kunden kommen“ – und kommen nicht.
• Niemand misst. Nach dem Start weiß keiner, ob sich die Investition gelohnt hat.

Ein gutes Briefing ist kein Lastenheft mit hundert Seiten. Es beantwortet wenige Fragen ehrlich: Was soll sich für das Unternehmen ändern? Wer sind die wichtigsten Kunden, und mit welchen Fragen kommen sie? Was gibt es schon – Texte, Fotos, Daten, Zugänge? Woran erkennen beide Seiten in sechs Monaten, dass das Projekt erfolgreich war? Und wer entscheidet auf Auftraggeberseite?

Hilfreich ist es, das Problem zu beschreiben und nicht die Lösung vorzugeben. Wer sagt „Wir brauchen einen Chat auf der Website“, bekommt einen Chat. Wer sagt „Unsere Interessenten melden sich abends und erreichen niemanden“, bekommt im besten Fall eine bessere Lösung – vielleicht ein Rückrufformular, eine Terminbuchung oder eine klarere Kontaktseite.

Christos Papadopoulos führt AWEOS seit der Gründung 2014, bildet den Nachwuchs selbst aus und hat die Agentur um eine eigene Software-Entwicklung erweitert.

Aus der Projektpraxis einer Agentur entscheiden fast immer dieselben drei Dinge über Tempo und Qualität. Erstens ein fester Ansprechpartner beim Kunden, der Entscheidungen treffen darf oder sie innerhalb weniger Tage herbeiführt. Zweitens feste Freigabepunkte: Struktur, Gestaltung, Inhalte, technische Abnahme. Was einmal freigegeben ist, wird nicht in der nächsten Runde grundsätzlich infrage gestellt – Änderungen sind möglich, aber sie werden als Änderung besprochen und eingeplant. Drittens Ehrlichkeit am Anfang: Eine gute Agentur sagt auch, wenn etwas nicht sinnvoll ist, wenn eine vorhandene Lösung reicht oder wenn das Geld besser in Inhalte als in Technik fließt.

AWEOS formuliert diesen Anspruch auf der eigenen Website als Empfehlung, vor Projektstart grundsätzlich bestehende Lösungen zu prüfen, um unnötige Investitionen zu vermeiden, und verspricht „Umsetzungen ohne Agenturtheater“. [3] Dazu gehört eine Beratung, die nicht beim eigenen Angebot aufhört. Mittelständler kaufen heute viele technische Lösungen ein – Shop-Systeme, Buchungswerkzeuge, Software-Abonnements. Wer seine Agentur vor solchen Entscheidungen fragt, spart oft Lizenzen, die niemand braucht, und Insellösungen, die später mühsam verbunden werden müssen.

„Die meisten Projekte werden nicht in der Entwicklung teuer, sondern in den Schleifen davor und danach. Ein klares Ziel, ein Entscheider und feste Freigabepunkte sind die beste Investition, die ein Auftraggeber in sein Projekt machen kann.“
— Christos Papadopoulos, Geschäftsführer AWEOS GmbH

Sebastian Meiners führt ein Solinger Technikunternehmen und vergibt Website- und Softwarethemen an externe Partner.

Für Sebastian Meiners gilt in der Zusammenarbeit mit Agenturen dasselbe Prinzip wie im eigenen Betrieb: Arbeit wird abgegeben, Entscheidungen bleiben beim Unternehmer. Er vergleicht das mit einer Unterschriftenmappe. Vorbereitet wird außerhalb, entschieden wird mit wenigen Minuten Aufwand, aber bewusst. Dafür braucht es Entwürfe, die entscheidungsreif sind, und eine Agentur, die von sich aus sagt, was sie bis wann vom Kunden braucht.

Seine Erfahrung mit KI im Tagesgeschäft hat diesen Blick geschärft. Seit er Routinearbeit an eine digitale Assistentin abgibt, formuliert er Aufgaben anders: kurz, mit Ziel und Rahmen, oft als Sprachnachricht. Genau das hilft auch im Agenturprojekt. Wer in drei Sätzen sagen kann, was er erreichen will und was auf keinen Fall passieren darf, bekommt schneller brauchbare Entwürfe. Und Fehler werden einmal klar benannt, damit sie nicht wieder vorkommen – bei Menschen wie bei Maschinen.

„Ich muss nicht wissen, wie man eine Schnittstelle programmiert. Ich muss sagen können, wo es weh tut, und ich muss entscheiden. Den Rest gebe ich an Leute ab, die das besser können als ich.“
— Sebastian Meiners, Geschäftsführer m.i.b GmbH

Ein Punkt wird in vielen Projekten erst wichtig, wenn es Streit gibt oder die Agentur wechselt: Wem gehören eigentlich Domain, Hosting-Vertrag, Analyse- und Anzeigenkonto? Die saubere Lösung ist einfach: Konten laufen auf das Unternehmen, die Agentur erhält Zugriff mit eigenen Benutzern. Zugangsdaten werden nicht per E-Mail verschickt, sondern über einen Passwortmanager geteilt. Und es gibt eine kurze Dokumentation, welche Systeme es gibt und wie sie zusammenhängen.

Verarbeitet die Agentur personenbezogene Daten im Auftrag – etwa Kontaktanfragen oder Kundendaten im Shop –, ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Darin steht auch, dass die Daten nach Ende des Auftrags gelöscht oder zurückgegeben werden. [4] Ebenso wichtig ist die Zeit nach dem Livegang. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik rät Website-Betreibern, Betriebssystem, Redaktionssystem sowie alle installierte Software, Plugins und Erweiterungen regelmäßig zu aktualisieren und nach Möglichkeit automatische Sicherheitsupdates zu nutzen. [5] Wartung ist deshalb kein Zusatzgeschäft, sondern Teil der Verantwortung, die beide Seiten vorher klar regeln sollten.

Praxis-Kasten: Fünf Fragen vor dem nächsten Agenturprojekt

1. Können Sie das Ziel in einem Satz sagen – und woran messen Sie in sechs Monaten, ob es erreicht ist?
2. Wer entscheidet auf Ihrer Seite, und wie schnell kann diese Person Entwürfe freigeben?
3. Liegen Inhalte bereit – Texte, Fotos, Produktdaten – oder muss die Erstellung mit eingeplant werden?
4. Laufen Domain, Hosting, Analyse- und Anzeigenkonten auf Ihr Unternehmen, und gibt es eine aktuelle Liste aller Zugänge?
5. Ist geregelt, wer nach dem Start Updates, Sicherheit und Datenschutz verantwortet – einschließlich Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Christos Papadopoulos ist Gründer und Geschäftsführer der AWEOS GmbH in Solingen. Er baut seit seinem 18. Lebensjahr Websites und gründete die Agentur 2014 während seines dualen Studiums im Marketing Management an der IUBH in Düsseldorf (heute IU Internationale Hochschule), das er mit dem Bachelor of Arts abschloss; seit 2017 ist sie eine GmbH. Heute entwickelt AWEOS für mittelständische Unternehmen, Praxen und Kanzleien Websites, Online-Shops und Webanwendungen, betreut Suchmaschinenoptimierung und Suchmaschinenwerbung und setzt Automatisierungen um. Papadopoulos bildet den Nachwuchs selbst aus; das Ausbildungskonzept der Agentur wurde 2022 mit dem IHK-Bildungspreis ausgezeichnet, 2025 zählten Capital und Statista AWEOS zu den innovativsten Unternehmen Deutschlands. Seine Schwerpunkte sind Websites als Vertriebskanal, Suchmaschinenwerbung und Automatisierung mit KI.

Sebastian Meiners ist Geschäftsführer der m.i.b GmbH in Solingen. Das Unternehmen plant, liefert und installiert seit mehr als 20 Jahren Digital-Signage-Lösungen wie LED-Wände, Großmonitore, Stelen und Terminals und entwickelt inzwischen auch Software- und KI-Lösungen. Der studierte Wirtschaftsinformatiker verantwortet Vertrieb und Entwicklung und begleitet als Auftraggeber die Website-, Shop- und Marketingprojekte seines Unternehmens. Seit September 2026 arbeitet er im Tagesgeschäft mit einer KI-Assistentin, die E-Mails vorsortiert, Entwürfe vorbereitet und Daten in CRM und Warenwirtschaft pflegt – nach dem Grundsatz: Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet.

1. Bitkom e. V.: IT-Fachkräftemangel hat sich in den letzten drei Jahren halbiert, Presseinformation vom 03.09.2026. https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/IT-Fachkraeftemangel-in-den-letzten-drei-Jahren-halbiert (abgerufen am 16.10.2026)
2. KfW Research (Volker Zimmermann): KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 – Digitalisierungsaktivitäten verlieren deutlich an Schwung, April 2026. https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Digitalisierungsbericht-Mittelstand/KfW-Digitalisierungsbericht-2025.pdf (abgerufen am 16.10.2026)
3. AWEOS GmbH: Webentwicklung (Leistungsseite) und Über AWEOS (https://aweos.de/ueber-aweos/), Webseiten. https://aweos.de/leistungen/webentwicklung/ (abgerufen am 16.10.2026)
4. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 Auftragsverarbeiter (Textausgabe; amtlich ABl. L 119 vom 04.05.2016). https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/ (abgerufen am 16.10.2026)
5. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Prävention und Erste Hilfe bei Webseiten-Kompromittierung oder Defacement, Leitfaden, 2021, Kap. 4. https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Cyber-Sicherheit/Themen/Hilfe_Website_Kompromittierung.pdf?__blob=publicationFile&v=4 (abgerufen am 16.10.2026)

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